Proses Pengadaan Pameran Karya Seni di Sekolah | Persiapan-Pelaporan

Paduan wajib untuk panitia pameran karya seni di sekolah- Pameran karya seni di sekolah adalah kegiatan yang ditunggu-tunggu oleh warga sekolah. Kegiatan ini menjadi ajang untuk saling adu kreatifitas antar siswa.

Pameran karya seni juga dapat digunakan sebagai sarana untuk menyaring siswa berbakat seni sehingga kedepannya dapat dibimbing dan diperlombakan ke ajang lokal maupun nasional.

Tak lupa pameran juga efektif untuk dijadikan hiburan dari rutinitas belajar yang monoton dikelas.

Alasan-alasan di atas menjadikan kegiatan pameran baik untuk dilakukan secara teratur dan teragendakan di setiap tahun ajaran/semester.

Nah, untuk kamu yang mungkin belum pernah menjadi panitia pameran karya seni di sekolah dan masih bingung apa saja yang harus dilakukan, kamu bisa menyimak ulasan proses pengadaan kegiatan pameran seni rupa di bawah ini.

Proses Perencanaan Pameran Karya Seni

Tahap perencanan dalam pameran sangat penting karena merupakan pondasi kegiatan untuk ke depannya.

Proses perencanaan harus dilakukan secara matang dan sistematis. Saat perencanaan pameran siswa-siswa yang bersangkutan dipastikan harus hadir semua agar tidak terjadi miss komunikasi.

Hal-hal yang harus diperhatikan dan dimusyawarahkan bersama antara lain:

Menentukan Tujuan Pameran

Setiap kegiatan sudah pasti harus mempunyai tujuan jelas yang ingin diraih oleh perancang kegiatan. Begitu juga dengan kegiatan pameran karya seni di sekolah.

Secara khusus tujuan pameran di sekolah pasti selalu berkaitan dengan edukasi.

Secara detail jika dijabarkan tujuan tersebut antara lain:

• sebagai ajang pamer kreatifitas,
• Sebagai pekan evaluasi obyektif terhadap pembelajaran seni dalam kurun waktu tertentu,
• sebagai media filter bakat siswa,
• sebagai wahana rekreasi,
• sebagai media untuk meningkatkan minat terhadap seni rupa dan lain sebagainya.

Namun, sebagai tambahan pengetahuan, pameran di dunia luar bisa juga untuk tujuan sosial, promosi, mengenang seniman yang sudah wafat, kemanusiaan, kebudayaan, atau tujuan komersil dalam bentuk penggalangan dana.

Pentingnya tujuan pameran adalah sebagai sugesti atas konsep kerja yang akan dilaksanakan sehingga harus diperhatikan benar-benar.

Menentukan Tema Pameran

Tema bertujuan untuk memperjelas tujuan dari kegiatan pameran yang ingin dicapai. Tema pameran sekolah selalu berkaitan dengan kebudayaan dan juga pendidikan.

Buatlah tema keren dan sarat makna.

Menentukan Jenis Pameran

Jenis pameran yang dimaksud adalah pameran tunggal atau pameran kolektif, pameran satu jenis karya atau bermacam-macam jenis karya seni rupa.

Baca Juga: 17 Hasil Karya Tangan dari Berbagai Daerah ini Sukses Go Internasional, Adakah Daerahmu?

Jenis pameran untuk sekelas sekolah pastinya adalah jenis pameran kelompok yang terdiri atas banyak hasil karya seni dari siswa.

Jenis karya yang dihasilkan juga kemungkinan besar adalah terdiri dari banyak karya selama kurun proses pembelajaran seni rupa berlangsung, bisa pertahun atau persemester.

Menentukan Materi Pameran

Materi pameran berarti segala jenis karya yang akan menjadi obyek pameran. Materi berarti juga karya fisiknya seperti lukisan, patung, kerajinan daur ulang, batik dan lain sebagainya.

Materi juga menyangkut keterangan-keterangan untuk setiap karya yang dipamerkan. Keterangan ini berisi: pembuat, mungkin juga kelas, bahan utama, tanggal/tahun pembuatan, dan makna karya.

Menentukan Sasaran Pameran

Sasaran pameran bisa ditujukan untuk kalangan siswa, guru, orang tua siswa atau bisa juga untuk kalangan umum.

Menyusun Kepanitiaan

Kepanitiaan adalah organisasi yang akan bertanggung jawab selama proses pengadaan kegiatan pameran di sekolah. Panitia adalah unsur pendukung penting dalam suksesnya sebuah pameran.

Jumlah panitia disesuaikan kapasitas kebutuhan pameran, situasi dan kondisi sekolah.

Setiap panitia harus memahami dan mau berkontribusi penuh untuk kegiatan pameran sesuai dengan bidangnya.

Pembagian tugas juga harus jelas dan di klir-kan di awal agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Beberapa pembagian tugas yang umum antara lain:

Ketua : bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kelancaran pameran.
Wakil ketua : membantu ketua mengurus aktivitas seksi dan menggantikan jika ketua berhalangan.
Sekretaris : menulis segala sesuatu yang berhubungan dengan arsip
Bendahara : mengurusi keluar/masuknya beserta laporan keuangan untuk aktivitas pameran.
Seksi Sekretariatan : membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen.
Seksi Publikasi : melaksanakan kegiatan publikasi media sosial.
Seksi Dokumentasi : mendokumentasika aktivitas pameran baik berupa foto/video.
Seksi Dujungasi : merancang ruangan dan menata ruang pameran.
Seksi Stand : menjaga bazar dan memandu pengunjung yang datang.
Seksi Pengumpulan Karya : mengumpulkan dan menyeleksi karya.
Seksi Perlengkapan : mengurus perlengkapan untuk pameran.
Seksi Keamanan : menjaga keamanan dan ketertiban.
Seksi Konsumsi : menyediakan dan mengatur konsumsi.
Seksi Sound System : mengatur musik pengiring pameran, dan memastikan sound system berfungsi dengan baik.

Menentukan Tempat dan Waktu Pameran

Khusunya untuk pameran di sekolah waktu untuk pameran dapat disesuaikan dengan pembelajaran di sekolah, misalnya saat akhir ujian semester atau saat pekan penerimaan siswa baru sebagai kegiatan penyambutan sekaligus.

Tempat juga bisa disesuaikan, mau di tempatkan di gedung atau cukup di aula atau halaman sekolah.

Menentukan Sumber Pembiayaan

Bagaimanapun semua kegiatan pasti membutuhkan dana meskipun hanya sedikit. Untuk membuat pameran pastikan ada dana yang cukup.

Dana bisa berasal dari anggaran sekolah yang secara khusus sudah disiapkan pihak sekolah. Atau jika belum ada, panitia bisa berusaha untuk mencari mitra sponsor.

Menyusun Agenda/Jadwal Kegiatan Pameran

Agenda kegiatan harus disusun secara sistematis.

Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatannya, waktu pelaksanaan serta siapa yang bertanggungjawab.

Setiap panitia harus mempunyai salinan kegiatan agar kegiatan berjalan sesuai dengan perencanaan dan selesi tepat pada waktunya.

Menyusun Proposal Pameran

Secara umum isi proposal antara lain; latar belakang, tema, nama kegiatan, landasan dasar penyelenggaran, tujuan, susunan panitia, anggaran biaya, jadwal kegiatan, ketentuan sponsorship dan lain-lain.

Proposal kegiatan ditujukan untuk memperoleh perizinan, dukungan, atau menggalang dana dari aneka macam pihak atau sponsor.

Proses Persiapan Kegiatan Pameran Karya Seni

Proses ini berkaitan dengan hal-hal yang dilakukan sebelum pelaksanaan pameran. Pada tahap ini pekerjaan fisik beberapa seksi panitia sudah dimulai.

Mengumpulkan Karya Seni Yang Akan Dipamerkan

Pada tahap ini yang bekerja adalah Seksi Pengumpulan Karya.

Hasil karya dapat bermacam-macam, dapat pula khusus satu macam saja, misalnya khusus lukisan saja. Hal ini tergantung jenis pameran yang ingin ditampilkan.

Karya dikumpulkan berdasarkan kriteria tertentu untuk dapat tampil. Panitia bisa meminta bantuan guru kesenian.

Selanjutnya, karya-karya tersebut lalu didata, diberi keterangan sesuai materi karya lalu dikumpulkan dalam lokasi yang aman sebelum akhirnya ditata dan dipindah ke dalam display lokasi pameran.

Persiapan Ruang Pameran

Kalau untuk persiapan ini adalah tanggungjawab seksi Dujungasi dan dapat pula dibantu oleh seluruh crew panitia.

Ruang pameran harus didesain semenarik mungkin sehingga tamu yang datang tidak jemu.

Seksi Dujungasi berkomunikasi dengan Seksi perlengkapan, Seksi Sound System dan Seksi Dokumentasi.

• Seksi Perlengkapan berkaitan dengan properti yang dibutuhkan untuk dekorasi ruang.
• Seksi Sound System berkaitan dengan peletakan perlengkapan Sound System agar efektif dan dapat didengar semua pengunjung.
• Sedangkan Komunikasi dengan Seksi Dokumentasi dikhususkan agar proses pengambilan gambar dapat dilakukan dengan mudah tanpa terhalang dekorasi yang mengganggu.

Peletakan dan Pengaturan Karya

Lagi-lagi ini adalah tugas Seksi Dujungasi. Kali ini Seksi Dujungasi bekerjasama dengan Seksi Pengumpulan Karya untuk menata dan mengatur karya yang sudah disortir.

Beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain:

• Untuk karya 3 dimensi seperti patung dan guci, diletakkan dalam posisi yang memungkinkan dapat dilihat segala penjuru arah, mengingat karya tersebut adalah karya 3 dimensi.
• Semua penataan harus memperhatikan komposisi warna dan ukuran agar serasi dan seimbang.
• Lukisan dipasang sejajar dengan pandangan mata untuk membuat nyaman pengunjung.
• Jika lukisan dipasang pada daerah yang lebih tinggi dari rata-rata badan pengunjung, Bagian atas lukisan harus dibuat condong ke bawah.
• Karya yang mempunyai komposisi warna kontras sebaiknya tidak diletakkan bersebelahan dengan karya berwarna yang lemah supaya lebih seimbang.
• Jangan letakkan karya dengan komposisi warna yang kurang pada ruang minim cahaya lantaran akan semakin memperlemah warnanya.
• Jika karya yang dipamerkan lebih dari satu macam, disarankan untuk melakukan penggolongan di setiap sesi ruang agar perhatian pengunjung tidak acak.

Melengkapi Perlengkapan Kegiatan Pameran

Tugas ini adalah masuk jobdisk Seksi Perlengkapan. semua peralatan harus disiapkan dan di list dengan sebenar-benarnya, jangan sampai ketika pameran dimulai ada barang yang kurang atau hilang.

Beberapa perlengkapan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan Pameran karya seni rupa antara lain:

• sketsel atau papan pigura (untuk menempelkan karya lukisan atau fotografi),
• pedestal (untuk kerajinan tangan atau patung),
• panil,
• meja
• katalog,
• buku tamu,
• buku kesan dan pesan,
• poster,
• brosur,
• folder,
• skema lokasi,
• petunjuk arah,
• dan barang-barang yang dibutuhkan Seksi Dujungasi lainnya.

Penyesuaian Waktu Pameran

Ini bersifat kondisonal, jika waktu yang telah direncanakan kemungkinan ada tabrakan dengan kegiatan lain, atau jika ada kendala yang sangat urgent sehingga menimbulkan pameran diatur ulang waktunya, atau malah diundur hari pelaksanaanya.

Panitia, dalam hal ini ketua Pelaksanan harus memastikan dengan pihak sekolah yang bersangkutan.

Menyiapkan dan Mengatur Tata Cahaya/ Lighting

Kegiatan ini bisa dibarengkan dengan penataan ruang. Cahaya dalam ruang pameran harus disesuaikan sedemikian rupa sehingga membuat pengunjung betah.

Jenis lampu disesuaikan dengan kebutuhan. Lampu bisa ditempatkan di plafon menggunakan panil atau tempat lain yang sekiranya tidak mengganggu pengunjung.

Selain itu, ada beberpa hal yang perlu diperhatikan dalam mengatur pencahayaan/lighting:

• Jangan menyilaukan mata pengunjung dengan sinar yang terlalu terang atau karena sudut datang yang salah.
• Usahakan lampu cukup terang biar karya terlihat dengan jelas.
• pastikan sumber cahya tidak spesial untuk dari salah satu sudut saja.
• Usahakan supaya lampu tidak mengganti warna karya, terutama lukisan.

Menyiapkan Sound System

Meskipun tidak menggelegar layaknya konser musik, musik dalam pameran tetap dibutuhkan untuk menambah suasana syahdu dan tenang selama proses kunjungan tamu berlangsung.

Sisi positif lain dari penambahn musik adalh untuk meredam bunyi-bunyi kecil yang mengganggu.

Musik juga akan menghindarkan pengunjung dari rasa bosan jenuh sehingga betah menikmati karya yang disuguhkan.

Permohonan Izin

Untuk kegiatan pameran sekolah tentunya harus mendapat izin dari pihak yang bersangkutan seperti Kepala Sekolah, Kesiswaan dan Guru Kesenian misalnya.

Surat izin dibuat oleh sekretaris yang kemudian dapat disampaikan oleh ketua pelaksana.

Usaha Publikasi Kegiatan Semenarik Mungkin

Suksesnya kegiatan pameran salah satunya ditentukan oleh banyaknya pengunjung yang datang.

Untuk itu, kegiatan Publikasi oleh Seksi Publikasi harus dilakukan dengan sefektif dan semenarik mungkin.

Meskipun hanya dalam lingkup sekolah, panitia tetap harus melakukan promosi kegiatan kepada seluruh warga sekolah,

Atau jika sasarannya termasuk kalangan umum, promosi juga harus sampai kepada orang luar.

Media Promosi dapat berupa: Pengumuman media sosial (FB, IG, Website) brosur, iklan, siaran radio, selebaran, spanduk, dan sebagainya.

Proses Pelaksanaan Pameran Karya Seni

Tahapan ketiga dalam pengadaan kegiatan pameran karya seni sekolah adalah pelaksaan pameran itu sendiri.

Pelaksanaan kegiatan pameran disebut juga hari H. Pada hari itu semua panitia harus standby sesuai tugas masing-masing.

Beberapa kegiatan saat pelaksanaan adalah sebagai berikut:

Pembukaan Pameran Seni Rupa

Selayaknya kegiatan-kegiatan resmi, sebuah pameran juga dibuka terlebih dahulu sebelum dimulai.

Isi pembukaan ini antara lain:

• sambutan ketua pelaksana
• sambutan guru seni
• sambutan kepala sekolah sebagai penanggung jawab secara keseluruhan
• Peresmian pembukaan pameran untuk pengunjung
• arah-arahan dasar
• doa
• penutup dll

 Menyambut Tamu atau pengunjung

Setelah dibuka, para tamu akan mulai memadati area display pameran. Nah sebelumnya Seksi Stand harus menyambut mereka, mempersilahkan mengisi buku tamu dan juga memberi katalog/ denah lokasi.

Seksi stand bagian penerima tamu harus ramah, dan benar-benar mengetahui seluk-beluk kegiatan pameran supaya dapat menjawab pertanyaan yang mungkin diajukan pengunjung.

Memandu Pengunjung

Selain menyambut, panitia lain dari seksi stand juga dapat memandu para pengunjung jika dibutuhkan. Seksi stand bagian pemandu juga harus dapat memberikan penjelasan yang gamblang sesuai pertanyaan seputar karya-karya yang dipamerkan.

Melakukan Dokumentasi

Selama kegiatan berlangsung seksi dokumentasi harus aktif mengabadikan spot-spot kegiatan pameran yang sekiranya bagus dan harus ada dalam laporan kegiatan.

Seksi dokumentasi selain mengambil foto juga dapat mengambil video berupa testimoni dan kesan pengunjung.

Mengawasi dan Mengontrol Kegiatan Agar Kondusif

Selama kegiatan berlangsung, panitia khusunya dari seksi keamanan harus mengecek apakah proses pelaksanaan pameran berjalan dengan baik atau tidak.

Panitia harus memeriksa pencahayaan, posisi karya dan juga keutuhan karya. Jika dirasa yang kurang beres secepat mungkin panitia mengambil inisiatif solusi sehingga pameran tetap berjalan lancar.

Kegiatan Penutupan (Pelaporan) Pameran Karya Seni

Tahap terakhir dari pameran karya seni sekolah adalah penutupan. Secara garis besar kegiatan penutupan berisi tentang pembuatan laporan.

Membereskan segala sesuatu yang ada di Lokasi Pameran

Setelah pameran selesei, panitia wajib memberekan lokasi menjadi bersih seperti semua.

Karya-karya yang dipamerkan dapat disimpan sebagi arsip atau dikembalikan kepada pemilik karya.

Jika ada properti pinjaman, pastikan dikembalikan dalam keadaan baik.

Melakukan Evaluasi Kegiatan

Evaluasi ini bersifat wajib.

Setiap kepala seksi melaporkan semua pencapaian dan juga kendala yang dialami saat pelaksanaan kegiatan.

Evaluasi-evaluasi ini kemudian dicatat dan dicarikan solusinya untuk pameran selanjutnya.

Pembubaran Panitia

Jika ada pembentukan panitia tentunya juga ada kegiatan pembubaran panita. Pembubaran ini dimaksudkan sebagai tanda telah seleseinya tugas dan tanggungjawab panitia.

Saat pembubaran juga dapat diberikan piagam penghargaan untuk panitia sebagai tanda terimakasih telah ikut berkontribusi.

Menyeleseikan Laporan Kegiatan

Akhir dari seluruh rangkaian kegiatan pameran karya seni rupa sekolah adalah pembuatan laporan kegiatan

Laporan ini berisi dokumentasi-dokumentasi, pencapaian dan kendala, serta uraian penggunaan dana ditutup kata-kata penutupan dan harapan untuk pameran yang akan datang.

Laporan ini kemudian diserahkan kepada penanggung jawab kegiatan seperti kepala sekolah dan guru kesenian.

Laporan juga disimpan sebagai arsip pribadi organisasi yang terlibat, misalnya OSIS dan Jurnalistik.